Экспортный контракт и инвойс: что сверить до оплаты

Когда нужна сверка

Покупатель просит новый инвойс, логист сообщает другой вес, а в переписке лежат несколько редакций контракта. До отправки счёта полезно собрать единую согласованную версию условий. Для агротрейдера важно сверять обе стороны цепочки: закупку у производителя и продажу зарубежному покупателю. Условия этих договоров могут различаться, но обязательства по товару и срокам должны быть выполнимы.

Семь пунктов перед отправкой инвойса

1. Стороны: юридические названия, адреса, регистрационные данные, продавец и получатель платежа. Отличие названия плательщика от покупателя — отдельный вопрос для банка и юриста.
2. Основание: номер и дата контракта, спецификация, согласованные дополнения, номер партии.
3. Товар: наименование, назначение, характеристики качества, единицы измерения, упаковка.
4. Количество: договорный и фактический вес, нетто и брутто; не подменять одно другим.
5. Цена: валюта, цена за единицу, сумма, согласованные допуски и порядок окончательного расчёта.
6. Оплата: размер и зачёт аванса, событие для оплаты остатка, срок и перечень документов для этого события.
7. Реквизиты: актуальные инструкции банка, валюта счёта и допустимость выбранного расчёта, подтверждённая банком для этой сделки.

Базис поставки не заменяет условия платежа

Укажите согласованный термин Incoterms®, точное место и редакцию правил. По разъяснению ICC, эти правила сами по себе не определяют способ, срок и валюту платежа или переход права собственности. Такие условия нужно отдельно согласовать в контракте.

Не считайте выбор банка гарантией прохождения платежа. До выставления инвойса передайте банку конкретную схему: стороны, страну, валюту, сумму и основание. Порядок учёта контракта и набор документов уточняют по действующим правилам и обстоятельствам сделки.

Пример расчёта и журнал исправлений

Учебный пример, не клиентский кейс: согласованная стоимость партии — 100 000 денежных единиц, полученный аванс — 30 000. При неизменной цене остаток равен 70 000. Если стороны согласовали уменьшение стоимости на 2 000, после оформления изменения остаток составит 68 000. Удержание покупателем суммы без согласования ещё не означает согласованную скидку.

Для каждого расхождения заведите строку: документ и поле; текущее значение; предлагаемое исправление; основание; кто согласует; срок; ссылка на принятую редакцию. Изменение суммы передайте также бухгалтерии и банку, если оно затрагивает их учёт.

Что можно передать Яне

Сопоставление контракта, спецификации и инвойса; сбор вопросов к юристу, логисту и бухгалтерии; контроль согласований и версий; календарь оплаты и сверку полученных сумм. Правовое заключение даёт юрист, решения по расчётам и валютному контролю — обслуживающий банк в пределах своей компетенции.

Если проблема охватывает всю отгрузку, начните с реестра документов и расчётов.