先整理交易基本情况
将产品名称与规格、生产商、卖方、买方、目的地、批次数量和计划发货日期汇总在一起。同时记录合同是否已确认，以及由谁协调运输。
谷物、甜菜粕、油脂和乳制品的准备流程可能不同。因此，应从具体产品与路线出发，而不是套用一份通用的“对华出口文件清单”。
收集现有工作文件
- 当前合同及其附件、规格书和补充协议。
- 已有的发票、装箱单、运输文件及随货文件草稿。
- 买方对文件内容、语言、格式和提交时间的要求。
- 生产商信息，以及与本次供货相关的注册或许可资料。
- 付款条件，以及银行、承运人或报关代表已提出的问题。
这是一套供分析使用的基础材料，不是所有交易都必须具备的统一清单。缺失的文件也应记入台账，并标明负责人和准备期限。
核对各份文件的信息是否一致
比较各方名称与资料、产品描述、计量单位、数量、币种、付款和交货条件。每发现一处差异，都应记录出现位置、需要谁确认，以及应更新哪个版本。
例如，规格书与发票草稿中的数量不一致时，应先取得有权确认人员的意见，再更新相关文件。未经确认，不应自行修改双方商业约定。
单独核查市场准入事项
食品供货涉及产品准入、生产企业注册及适用程序时，应按照具体品类查阅当前官方信息。对华业务可参考中国海关总署及俄罗斯相关主管部门的信息。合同或买方邮件本身不能替代此项核查。
准备咨询、收集资料与跟进回复可纳入协调服务。专业程序与审批决定仍由获授权的参与方和主管部门负责。
形成可执行的梳理结果
实用成果应包括文件台账、差异清单、待确认事项与行动计划。为每项行动指定负责人和日期，才能从讨论“缺少什么”转向有序推进供货准备。
本文介绍文件梳理的组织方法。具体要求取决于产品、国家、路线和供货日期。
