出口批次台账：文件、集装箱与尾款结算

一个批次，一个编号

文件夹中有文件，并不意味着批次已具备进入下一阶段的条件。为每批货设置内部编号，并关联合同、规格附件、集装箱、文件和付款。同一合同分批交货时，保留逐批记录及合同层面的结算汇总。

记录箱号、封号、净重、毛重、装货日期、路线、物流联系人和照片链接。装货原始信息由负责现场装货的人员提供。

工作台账字段

1. 批次及文件：类型、编号、日期、版本及文件链接。
2. 依据：合同条款、买方要求或适用规定。
3. 责任人：编制人、审批人和发送人。
4. 期限：计划日期及依赖该文件的后续事项。
5. 状态：待提供／草稿／审核中／修改中／已确认／已发送／已收到。
6. 交付：接收方、日期、收件确认及是否需要原件。
7. 阻碍：影响下一步的问题及负责解决的人。

草稿、已签署和已发送是不同状态，不能仅因文件进入文件夹就标记完成。

谁负责文件包

协调人员维护已确认清单、跟踪版本并移交文件。物流及承运人提供运输数据；报关代理按委托执行；相关专业人员和有权机构办理相应证明。财务负责入账及核对结算。

植物检疫或兽医证书、原产地证书、保险和检验报告，并非每批货都必须具备的统一组合。每份文件都应注明纳入清单的具体依据。

发送买方前的检查

• 核对不同文件中的主体名称、产品、数量和单位。
• 将箱号和封号与已确认的装货数据比对。
• 从发送包中移除草稿，检查清晰度及页面完整性。
• 确认文件命名语言、格式、传递方式及原件需求。
• 附上文件名、编号、日期、批次的目录，并请求收件确认。

内部文件名可使用“批次编号_文件类型_日期_版本”。商业文件宜使用受控访问方式共享，避免公开文件夹。

从发货到结清

分别记录当前约定金额、预付款、最终发票、到账款项、已批准调整和余额。质量争议折扣应关联到双方确认的条件变更，而不只是聊天消息。

对俄罗斯银行建立外汇合同管理记录的合同，应与银行及财务核对到账款项、证明文件及差异原因。货物送达不等于货款结清。若本方承担还空箱义务，还需跟踪空箱返还和确认文件。

重复出运可参考CRM业务流程；委托协调前可阅读外部贸易支持的职责范围。