Как организовать сопровождение экспортной сделки в CRM

Отделите сделку от отдельных отгрузок

По одному контракту может быть несколько партий, платежей и комплектов документов. В CRM удобно хранить общие условия на уровне сделки, а конкретные отгрузки — как связанные записи или задачи. Это помогает не путать оплату одной партии с документами другой.

Не начинайте с большого числа полей. Сначала определите, какую информацию руководитель и исполнители должны видеть без дополнительного звонка.

Соберите минимальную карточку

• Контрагент, страна, товар, номер и актуальная редакция контракта.
• Отгрузки и связанные с ними документы, суммы и контрольные даты.
• Ответственный за сделку и участники со стороны банка, логистики и бухгалтерии.
• Текущий этап, препятствие, следующее действие и срок.
• Согласованные условия оплаты и фактический статус поступления средств.

Ссылки на документы должны вести к согласованному месту хранения. Для файлов полезно сохранять дату, версию и статус: проект, на согласовании, согласован или подписан.

Определите, когда меняется статус

У каждого этапа нужен понятный критерий завершения. Например, «документы согласованы» означает, что получены согласования определённых участников и зафиксирована финальная версия. Отправленное письмо ещё не означает завершённое согласование.

У задачи должен быть один ответственный за результат. Остальные участники могут помогать, согласовывать и предоставлять сведения. Срок без ответственного и ответственный без полномочий не создают управляемого процесса.

Выделяйте исключения и решения

Краткая регулярная сводка может содержать четыре пункта: что завершено, что задерживается, какое решение требуется от руководителя и какое действие следующее. В CRM полезно отделять ожидание ответа от просроченной задачи и отмечать причину остановки.

Права доступа к банковским, договорным и персональным данным согласуют до начала работы. Настройка процесса не означает автоматический перенос всех файлов в новую систему.

Начните с одного рабочего сценария

Возьмите одну текущую сделку, пройдите по её документам и задачам, уберите лишние поля и только затем переносите структуру на остальной портфель. Критерий качества — участники понимают, что делать дальше, а руководитель видит вопросы, требующие его решения.